Come gestire la fase di audit con l’ente di certificazione
Affrontare un audit con un ente di certificazione può sembrare un compito impegnativo, ma con la giusta preparazione e atteggiamento, può trasformarsi in un’opportunità di miglioramento e crescita per l’azienda. La chiave per un audit efficace risiede non solo nella conformità ai requisiti normativi, ma anche nella capacità di presentare il proprio ambiente di lavoro e le proprie pratiche in modo organizzato e professionale.
Preparare il posto di lavoro
Il primo passo per gestire con successo un audit è assicurarsi che l’ambiente di lavoro sia ordinato e privo di elementi che possano generare dubbi o confusione. È importante rimuovere dalle pareti, dai banchi e dalle scrivanie tutte quelle istruzioni o fotocopie di documenti che potrebbero essere considerate obsolete o scritte a mano. Questi materiali, spesso utilizzati come promemoria interni, possono dare all’auditor l’impressione che le informazioni non siano aggiornate o ufficiali, generando un’immagine negativa dell’azienda.
Se è necessario mantenere promemoria visibili, è fondamentale collegarli sempre a documenti ufficiali, specificando da quale documento provengono le informazioni, indicando la versione, firmando e datando il foglio. Un ambiente di lavoro ordinato e pulito non solo contribuisce a creare una buona prima impressione, ma riflette anche l’attenzione dell’azienda per i dettagli e la qualità.
Accogliere l’Auditor
L’accoglienza dell’auditor richiede una pianificazione attenta. È importante che, al momento dell’audit, siano presenti sul posto di lavoro le persone che svolgono abitualmente le attività oggetto di verifica, insieme ai loro responsabili. Dimostrare che l’azienda è preparata e consapevole dell’importanza dell’audit gioca sicuramente a suo favore.
L’atteggiamento del personale durante l’audit è un altro aspetto cruciale. Tutti coloro che sono coinvolti dovrebbero mostrare collaborazione, cortesia e disponibilità. È essenziale rispondere alle domande dell’auditor in modo chiaro ed esaustivo, senza assumere un atteggiamento di difesa o antagonismo. L’audit dovrebbe essere visto come un’opportunità per migliorare, piuttosto che come una minaccia.
Mantenere un atteggiamento positivo
Durante l’audit, è naturale che vengano poste domande che potrebbero cogliere di sorpresa il personale. In questi casi, è importante mantenere la calma e rispondere con sicurezza. Anche se può capitare di non sapere una risposta specifica, è sempre meglio ammetterlo e cercare di fornire la risposta corretta in un secondo momento. L’onestà e la trasparenza sono sempre apprezzate dagli auditor e contribuiscono a costruire un clima di fiducia.
Discutere animatamente con l’auditor o cercare di difendere in modo eccessivo le scelte aziendali può essere controproducente. Se l’auditor solleva critiche o domande riguardo a decisioni organizzative o gestionali, è opportuno spiegare che queste decisioni sono state prese a un livello più alto e suggerire di indirizzare tali domande ai responsabili appropriati.
Prepararsi per l’Audit
Quando un audit esterno viene programmato, l’ente di certificazione informa l’azienda con ampio anticipo, permettendo a tutti di prepararsi adeguatamente. La preparazione per un audit inizia con la revisione delle check-list o liste di riscontro, che contengono le domande che l’auditor potrebbe porre durante la verifica. Queste liste, spesso redatte in inglese o in altre lingue, sono strumenti essenziali per valutare se l’azienda è conforme ai requisiti richiesti.
Ogni membro del team coinvolto nell’audit dovrebbe richiedere e analizzare la check-list relativa al proprio ambito di competenza, cercando di comprendere appieno le domande e di preparare le evidenze necessarie per dimostrare la conformità. È importante rispondere a tutte le domande, fornendo documenti e dati che confermino le affermazioni fatte durante l’audit.
Focus sull’efficacia e sull’efficienza
Un audit di certificazione ha tre obiettivi principali: verificare l’esistenza delle procedure documentate, valutare l’adeguatezza di tali procedure rispetto ai requisiti normativi e controllare la conformità tra quanto descritto nei documenti e quanto effettivamente realizzato nella pratica. È importante notare che alcune norme, come la ISO 9001:2015, non obbligano più le aziende a disporre di procedure documentate, lasciando discrezionalità sull’opportunità di documentare “per iscritto” le regole e i processi attuati. Pertanto, durante la preparazione e l’esecuzione dell’audit, è essenziale non concentrarsi esclusivamente sulla conformità documentale, ma anche valutare l’efficacia e l’efficienza delle attività aziendali.
Durante la preparazione e l’esecuzione dell’audit, è essenziale concentrarsi non solo sulla conformità, ma anche sull’efficacia e sull’efficienza delle attività aziendali. Essere preparati significa anche avere la capacità di dimostrare, con dati concreti e documentazione adeguata, che le procedure seguite in azienda sono non solo conformi ai requisiti, ma anche efficaci nel raggiungere gli obiettivi prefissati.
Gestire la fase di audit con un ente di certificazione richiede quindi preparazione, organizzazione e un atteggiamento positivo e collaborativo. Un audit non è solo un momento di verifica, ma anche un’opportunità per l’azienda di identificare aree di miglioramento e di confrontarsi con esperti del settore. Affrontare l’audit con la giusta mentalità può portare a un miglioramento continuo e al rafforzamento della cultura della qualità all’interno dell’azienda.
