Come rispondere alle domande dell’auditor

Gestire le risposte durante e dopo un audit, sia esso iniziale o di mantenimento, è un momento delicato che richiede attenzione e preparazione. Il modo in cui si risponde alle domande dell’auditor può influenzare significativamente l’esito dell’audit e la percezione che l’ente di certificazione avrà dell’azienda.

rispondere in modo diretto e sincero

Quando viene posta una domanda durante un audit, è essenziale rispondere in modo semplice e sincero, evitando di essere evasivi. Prepararsi in anticipo può aiutare a rispondere senza esitazioni, riducendo la necessità di allontanarsi per cercare informazioni. È importante ricordare che l’auditor potrebbe non essere a conoscenza delle specifiche dei ruoli e delle responsabilità all’interno dell’azienda, quindi è meglio spiegare chiaramente il contesto, facendo riferimento ai ruoli piuttosto che ai nomi delle persone.

Se la domanda richiede una risposta semplice come “Sì” o “No”, è consigliabile limitarsi a rispondere con chiarezza senza aggiungere ulteriori commenti non richiesti. Qualora l’auditor necessitasse di maggiori dettagli, sarà lui a richiederli.

gestire le situazioni inaspettate con calma

È normale sentirsi sorpresi da alcune domande, ma è importante mantenere la calma ed evitare di mostrare incertezza. Anche se alcune domande possono sembrare difficili, è probabile che l’argomento sia già noto, specialmente se riguarda il proprio lavoro. In caso di dubbi, chiedere chiarimenti all’auditor può aiutare a comprendere meglio la domanda e a fornire una risposta adeguata.

Se non si conosce la risposta a una domanda, è preferibile ammetterlo sinceramente e promettere di fornire la risposta in un secondo momento, piuttosto che improvvisare. Questo approccio dimostra trasparenza e impegno nel fornire informazioni accurate.

mantenere un comportamento professionale

Durante l’audit, è cruciale mantenere un comportamento professionale, evitando discussioni animate o atteggiamenti difensivi. Se l’auditor solleva critiche, non è opportuno criticare sé stessi, i colleghi, o le procedure aziendali. Frasi come “Il mio capo mi ha detto di farlo così” o “Questo modo di procedere non è aggiornato” dovrebbero essere evitate, poiché possono far emergere una mancanza di coerenza interna.

Se necessario, chiedere aiuto a un collega è perfettamente accettabile. È importante, però, coordinarsi con chi accompagna l’auditor per garantire che la risposta sia fornita nel modo più corretto e rapido possibile. Durante l’audit, è possibile che vengano richiesti documenti o registrazioni; in questi casi, è bene mostrare solo quelli di uso corrente, come cartellini, ordini di lavoro, o registrazioni di collaudo.

In alcune situazioni, l’auditor potrebbe richiedere informazioni sensibili o proprietarie dell’azienda, come budget, previsioni, piani interni, o dati finanziari. Queste informazioni non dovrebbero essere rilasciate; è invece possibile mostrarle senza lasciarne copia all’auditor, spiegando con cortesia le ragioni dietro questa scelta. Un approccio trasparente e rispettoso sarà compreso e accettato dall’auditor.

Esempi di domande comuni e come rispondere

Quando l’auditor chiede come la direzione dimostra il suo impegno per la qualità e il miglioramento continuo, è fondamentale fornire evidenze concrete. Potreste citare l’adozione di una politica per la qualità chiara e concisa, la definizione di ruoli e responsabilità specifiche per la qualità, la pianificazione e l’implementazione di un sistema di gestione della qualità conforme alla ISO 9001. Inoltre, è utile evidenziare come la direzione monitora e migliora costantemente l’efficacia del sistema di gestione della qualità attraverso revisioni periodiche e azioni correttive mirate.

Quando viene chiesto come si garantisce che il sistema di gestione della qualità sia efficace nel raggiungere gli obiettivi prefissati, si dovrebbe rispondere evidenziando la pianificazione degli obiettivi SMART, la misurazione regolare delle prestazioni, l’implementazione di azioni correttive per le non conformità e il riesame periodico del sistema. La risposta dovrebbe riflettere l’impegno dell’azienda nel miglioramento continuo e la sua capacità di utilizzare i dati per prendere decisioni informate.

Infine, se l’auditor chiede quali evidenze dimostrano che il sistema di gestione della qualità abbia migliorato le prestazioni aziendali, si possono fornire dati concreti, come la riduzione delle non conformità, il miglioramento del feedback dei clienti, o l’aumento della produttività. È essenziale collegare questi risultati al ruolo del sistema di gestione della qualità nel raggiungimento degli obiettivi aziendali e nel miglioramento delle prestazioni.

Come potete vedere, rispondere alle domande dell’auditor durante l’audit richiede chiarezza, preparazione e un approccio professionale. Affrontare l’audit con una comunicazione aperta e onesta, supportata da evidenze concrete, non solo facilita il processo, ma rafforza anche la credibilità dell’azienda agli occhi dell’ente di certificazione. Il successo di un audit dipende tanto dalla preparazione quanto dalla capacità di gestire le interazioni in modo efficace e trasparente.