Come condurre un Audit di parte seconda sul fornitore
Le organizzazioni che possiedono un Sistema di Gestione, certificato o no, conducono audit a intervalli prestabiliti per verificare l’applicazione coerente dei requisiti delle norme di riferimento e per assicurarsi che il Sistema di Gestione permetta di raggiungere gli obiettivi in modo efficiente ed efficace.
L’audit è un processo sistematico, indipendente e documentato finalizzato a ottenere evidenze oggettive per valutarle con obiettività e determinare in quale misura i criteri dell’audit sono soddisfatti. La norma di riferimento di Sistemi di Gestione è la UNI EN ISO 19011:2018, che distingue tre tipologie di audit: di prima parte, di seconda parte e di terza parte.
Gli audit di prima parte sono verifiche interne condotte da soggetti qualificati, interni o esterni all’organizzazione, per valutare l’efficacia e la conformità del Sistema di Gestione aziendale. Gli audit di seconda parte sono verifiche ispettive che l’organizzazione compie su fornitori esterni e/o altri stakeholder significativi o critici, mentre gli audit di terza parte sono condotti da organismi di certificazione o accreditamento per verificare la conformità di prodotti e processi rispetto ai criteri di riferimento, rilasciando certificati di conformità in caso di esito positivo.
Audit di seconda parte: significato e importanza
Negli ultimi anni, l’espansione delle organizzazioni oltre i confini territoriali e l’aumento delle attività in outsourcing hanno reso fondamentale il monitoraggio della catena di fornitura per garantire la conformità dei prodotti e servizi offerti. La soddisfazione del cliente è diventata cruciale per le decisioni strategiche delle organizzazioni. Le scelte del cliente, strettamente legate al suo livello di soddisfazione, orientano le decisioni strategiche, gestionali ed operative delle organizzazioni.
Le dichiarazioni di Vision e Mission nelle politiche aziendali sono necessarie ma non più sufficienti. Le organizzazioni devono garantire la conformità dei prodotti e dei servizi offerti, valutando non solo sé stesse con audit di prima parte, ma anche monitorando la propria Supply Chain per rilevare potenziali rischi e punti di debolezza. Lo strumento valutativo di riferimento diventa l’audit di seconda parte, che consente all’organizzazione di ottenere informazioni cruciali per verificare se i fornitori significativi siano in grado di mantenere con continuità i requisiti di qualità rispetto ai criteri con i quali sono stati qualificati e scelti.
Le attività devono essere gestite da personale qualificato, meglio se in un team con competenze differenti, in grado di comprendere a tutto campo gli aspetti tecnici, gestionali e operativi. Il team deve essere capace di valutare con obiettività e competenza i rischi e le opportunità connesse ai processi, ai prodotti e ai servizi oggetto.
Cos’è un Audit di seconda parte sui fornitori?
Un audit di seconda parte lungo la catena di fornitura è uno strumento utile a mantenere la conformità dei propri prodotti/servizi, monitorando e valutando le performance dei fornitori. Le verifiche ispettive sui fornitori garantiscono la conformità agli standard stabiliti, mitigando i rischi legati alle attività affidate in outsourcing. Gli audit di seconda parte sui fornitori possono essere condotti secondo vari formati, come sulla base degli standard ISO 9001, IATF 16949, AS9100, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000 o altri standard internazionali equivalenti, seguendo un protocollo stabilito dal cliente o un protocollo progettato dal cliente su specifiche esigenze di conformità.
Durante un audit di seconda parte presso i fornitori, si valuta la conformità dei processi adottati rispetto agli standard stabiliti, le performance dei fornitori nel tempo, l’efficacia delle procedure e dei processi utilizzati e le opportunità di miglioramento. Solitamente, il committente è un’organizzazione che vuole effettuare verifiche presso i propri fornitori, e tali audit possono essere commissionati a una società esterna.
Gli audit di seconda parte possono essere condotti in diversi momenti: preliminarmente a un ordine, per valutare e qualificare il fornitore secondo criteri specifici; durante la fornitura, per verificare il rispetto dei criteri definiti dal contratto; e a commessa ultimata, per constatare la corretta esecuzione dell’attività, prodotto o servizio previsto dal contratto.
Fasi di un audit di seconda parte
L’audit di seconda parte si compone delle seguenti fasi: progettazione, pianificazione, esecuzione e reportistica. Nella fase di progettazione, il soggetto interessato (organizzazione, associazione, ente) individua gli obiettivi dell’audit e definisce i criteri specifici sui quali vuole verificare il proprio fornitore. È opportuno predisporre specifiche checklist di riferimento contenenti i requisiti dei criteri selezionati, elementi minimi per verificarne il rispetto, criteri di sbarramento e altro ancora, oltre alla reportistica finale (rapporto di audit), modello di valutazione (per dare pesi ai diversi disallineamenti riscontrati durante l’audit) e modalità di comunicazione dell’esito dell’audit (direttamente al fornitore, solo al committente).
Durante la fase di pianificazione, si stabilisce il programma di audit e si seleziona il team di auditor. L’esecuzione e la reportistica prevedono la conduzione dell’audit, la raccolta delle evidenze e la redazione del rapporto di audit, che può includere un’analisi statistica complessiva da trasmettere al committente.
Sei pronto per un Audit Sociale?
Un audit sociale rappresenta uno degli strumenti più efficaci per valutare le condizioni di lavoro presso i propri fornitori. Durante l’audit, un revisore visita fisicamente il sito dell’azienda per esaminare le condizioni lavorative in loco. L’audit permette di monitorare lo stato di salute e sicurezza dei lavoratori impiegati nella filiera di fornitura (2 pillar) e, se necessario, di individuare eventuali violazioni dei diritti umani. In una versione più completa (4 pillar), l’audit esamina anche l’impatto ambientale e l’etica aziendale. Il più noto tra questi audit è il SMETA, gestito da SEDEX, un’organizzazione no-profit che promuove la diffusione di principi etici nelle catene di fornitura a livello globale.
Il SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) è considerato l’audit sociale leader a livello mondiale. Non è una certificazione, ma una metodologia di audit e reportistica richiesta spesso dai clienti ai loro fornitori. L’audit riguarda aspetti come la sicurezza sul lavoro, la gestione dei dipendenti, le politiche di tutela dei diritti umani, alcune informazioni ambientali, e include il coinvolgimento diretto dei lavoratori, i quali vengono intervistati a campione. La metodologia di Sedex, attraverso SMETA, raccoglie le best practice nell’ambito degli audit sociali ed etici, proponendo una procedura standardizzata per condurre queste verifiche presso i fornitori.
